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販売データ管理

2日前に在庫管理の方法を書いたので、次は販売データの管理について。

ハーブは一か所でたくさん売れないので、広く浅く付き合いを持って全国に売っています。直接取引のある販売先も100社位はあるし、商品を送っている店舗数は2000位あるんじゃないかと思います。
送るのは宅配便を使うのでまぁ宅配便が届くところであればどこでも、宛先をうちこむだけの話なので、別に大した事ではないのですが、なかなか難しいのは色んな形式で流れてくる発注書を現場に分かりやすい形式に加工する事。

そこでまたデータベースのお世話になります。
これは私の前任者が作った仕組みなんですが、何年か使ってみて不必要な部分を削って、自分の使いたい機能をつけ足して、自分で一から作り変えたもの(他人が作った仕組みを下手に修正すると思わぬ所でズレが生じたりする)です。

まず発注書が来たら、全て販売管理用のデータベースに打ち込みます。
販売データ管理_d0072903_9121290.jpg

打ち込むのは請求先(注文をくれた人)、荷主、送り先、日付、商品、鉢のサイズ、ラベル(何種類か使い分けているので)、単価、数量です。
これを1つの注文に付き1ページにまとめてあります。

発注を打ち込んだら、その日出荷する物(日付を条件入力する)をまとめた表を出します。
販売データ管理_d0072903_9173930.jpg

どの商品がどのハウスにあるかというのはあらかじめ商品リストに組み込んでおいて、集計表を出力する時に引っ張ってきます。これを元に現場の人が苗を集めてきます。

あとは注文ごとに指示書を出力して、現場の人がこれに書いてある通りに商品を箱詰めして出荷します。
販売データ管理_d0072903_9403470.jpg


その後打ち込んだデータを元に納品書を作ります。
販売データ管理_d0072903_10131153.jpg

これを毎日貯めておいて、月で絞めて集計した請求書を作ります。


出荷した数量のデータは保管してあって、次の生産量を決める時に使用します。
販売データ管理_d0072903_9485388.jpg

この表と在庫数を照らし合わせて、生産の調整をします。ここに出てくるデータは条件(顧客とか送り先とか)で絞り込む事もできます。毎年付き合う店舗が変わったり、売れる数が多少ずれるので、去年のデータと今年のデータの比較から次の需要を予測して生産します。
どのタイミングで定植したら、何週で出荷できるようになるかとか、一度できた商品がどこまでもつか等の商品ごとの特性が頭に入っているので数字だけをみただけでやりくりできますが、多分この仕組みをいきなり持って行って他の人にやれと言ってもできないと思います。結局は生産経験というアナログな所がノウハウ。

この仕組みの便利な所はこれまでの仕事が全て一度の入力でなされる事です。その他に入力しているのは送り先ですが、これもデータでもらえれば佐川だと自動で取り込んで荷札にする事ができます。まぁでもこれはチェーン店とかの大口で出す時位しかやりませんが。
多分こっちで書式を決めて発注をデータでもらえるような工夫がなされるとこのデータベースに打ち込む作業自体も軽減する事ができるような気はしますが、その仕組みを作るのがめんどくさいし、まぁ大して負担にもなっていないし、お店側で発注しづらくしてしまっては意味がないので、アナログな部分を残しています。何年か前にハルディンさんが“今度ウェブで受注するようにしたよ”と言っていましたが、多分データの入力とか事務作業を軽減する為でしょう。なるほどウェブから貰った発注ならデータになっているから簡単に加工できる。さすがに大手はしっかり考えています。うちレベルの事務なら手作りレベルで十分ですが。まぁうちの今の状況を考えると発注を効率よくこなす事よりも発注もらえるようにする事の方が大事なので、それに手をつける余裕がないとも言えます。

それとこの仕組みは多品目を作っている人とか売り先がこまかくたくさんある人、そこそこ単価のとれる物を作っている人にしか役に立たないと思います。アイテムが少なかったら別にこんな面倒な事せんでも、在庫なんかすぐにわかるし、売り先によって分析かける必要もないし、そんな事やっているよりも現場で働いて少しでも余計な人件費をかけずにやる事の方が大事な気がする。

ただ世の中に細かい事務仕事をする生産者が少ない感じがするので、私としては細かいサービスをする事で注文をもらえるような生産者になろうと思っています。私も本当はこんな事務仕事好きじゃないんですが。数字とにらめっこしているのが好きだったら農業なんかやらんよ。
by hiraqT | 2008-11-15 10:40 | ・農場ネタ | Comments(0)

蔵王のハーブ農家の日常です。(株)ざおうハーブ(http://www.zaoherb.com/)


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